En el clima económico actual, incluso una sola factura impaga puede rápidamente interrumpir tu negocio, socavar seriamente tu flujo de caja e incluso amenazar la viabilidad de tu empresa. Para las empresas, la Cobranza de Deudas es una palanca estratégica para protegerse contra los pagos atrasados y la insolvencia. Consulta nuestros consejos sobre cómo gestionar eficazmente tus cuentas por cobrar antes de que se conviertan en deudas incobrables.
Plazos de pago más largos, retrasos más frecuentes y volúmenes crecientes (y montos) de facturas impagas. En 2024, otorgar plazos de pago sigue siendo una práctica generalizada en la mayoría de los países del mundo. Y con razón: el crédito B2B es la principal fuente de financiamiento para el comercio. Hoy en día, el 85% de las empresas enfrentan facturas impagas, independientemente de su tamaño o sector. Representando el 25% de las quiebras empresariales, los incumplimientos de pago pueden tener un impacto significativo en tu flujo de caja, resultados y desarrollo empresarial. Todos estos factores hacen de la Cobranza de Deudas una herramienta estratégica para proteger tu negocio.
Automatiza recordatorios preventivos
Esta es una de las medidas más fáciles (y menos costosas) que se pueden implementar rápidamente en todos los niveles de tu organización. Es simple: solo hazlo un hábito. Antes de que venza una factura, envía a tu cliente un recordatorio por teléfono o correo electrónico. A veces, un solo recordatorio es suficiente para desencadenar el pago.
Este contacto también es una forma de construir una relación con el comprador y anticipar cualquier descuido de su parte. El seguimiento regular recuerda a tus clientes sus obligaciones y asegura una comunicación abierta.
Joanne Jarre, Debt Collection Manager de Coface Francia
Estos seguimientos son particularmente importantes por dos razones:
- Para entender mejor la situación del deudor: si un deudor solicita una extensión de pago, esto puede indicar que está experimentando dificultades financieras y te impulsa a ser más proactivo en la cobranza de deudas y el monitoreo de pagos.
- Identificar ciertos conflictos o irritantes: esto te da la oportunidad, antes de la fase de litigio, de resolverlos rápidamente y asegurar el pago de las deudas lo antes posible.
Gestión proactiva y extrema capacidad de respuesta: tu nuevo mantra
¡Incluso en la fase amistosa, la acción rápida y la capacidad de respuesta son las claves para una Cobranza de Deudas exitosa! Porque cada día cuenta, no hay necesidad de esperar: tan pronto como una factura venza, se recomienda iniciar un procedimiento de recobro de deudas.
Evita confiar únicamente en la relación de confianza entre comprador y proveedor, ya que esto puede llevar a retrasos de pago aún más largos. Sin comprometer la asociación comercial, el objetivo es ser hipervigilante en este asunto y anticipar las facturas impagas y los incumplimientos de pago tanto como sea posible.
Joanne Jarre.
Mantén un ojo atento en tus deudores
El hecho de que tu cliente sea deudor durante meses o incluso años no significa que no pueda pagarte en unos días. Mantén un contacto regular con él, a un ritmo medido pero frecuente. Llama a tus deudores para verificar la evolución de su situación y el pago de sus deudas. Sé comprensivo mientras te mantienes firme en tus expectativas.
En este momento, el deudor puede no tener el flujo de caja necesario, pero bien podría recibir pagos dentro de la misma semana, lo que le permitiría saldar su deuda pendiente. Al mantenerte presente, el objetivo es ser el primer acreedor en obtener el pago del deudor tan pronto como los fondos necesarios estén disponibles.
Joanne Jarre.
Apoyo interno, acuerdos de pago: ¡enfócate en soluciones!
Durante esta fase amistosa, puedes buscar apoyo dentro de tu empresa, como involucrar al representante de ventas encargado de tu cliente deudor, para evitar cualquier extensión adicional de la deuda.
Esto puede ser útil porque el representante de ventas puede tener diferentes perspectivas sobre la empresa cliente y sus prioridades actuales, y por lo tanto puede ayudarte a identificar los contactos adecuados responsables de los pagos a proveedores.
Joanne Jarre.
Alternativamente, puedes considerar otras herramientas de negociación:
- Nuevo pedido VS deuda antigua: aprovecha los nuevos pedidos de tu deudor para asegurar el pago de una deuda antigua.
- Acuerdos de pago: ofrece a tu deudor un acuerdo y un calendario de pagos para encontrar una solución amistosa mientras aseguras el pago.
Olvida la fobia administrativa
A menudo pasada por alto pero crucial, la documentación es la parte más pesada y que consume más tiempo para los responsables de la toma de decisiones. Especialmente porque un caso de cobranza de deudas (adecuado) no se trata solo de facturas. Notas de entrega, prueba del servicio prestado: toda cobranza de deudas exitosa se basa en un trabajo meticuloso para asegurar una documentación adecuada.
Estos elementos son extremadamente importantes para probar la validez de la deuda y anticipar cualquier disputa sobre el servicio prestado por el deudor. A largo plazo, y en caso de procedimientos legales simplificados para la cobranza de deudas, un expediente bien documentado tiene muchas más probabilidades de resultar en la ejecución rápida del juicio.
Joanne Jarre.
Hazlo bien: sé formal
Si no responde a tus esfuerzos informales, adopta un tono formal con tu deudor. Declara tu intención de emprender acciones legales (preferiblemente por carta certificada con acuse de recibo) en caso de impago de las facturas dentro de un período especificado y con penalizaciones por pago tardío.
Las cartas enviadas directamente a tus clientes, como una carta de requerimiento formal, tienen un impacto significativo en el resultado del proceso de cobranza de deudas. Estos documentos oficiales recuerdan a tu cliente sus compromisos y tu disposición a emprender acciones legales en caso de impago. Si aún no has recibido el pago de tu factura, hay otras opciones disponibles, como un aviso pre-legal, una orden de pago, procedimientos sumarios o una citación para pagar, que generalmente son efectivas.
Es esencial que todo contacto con el deudor se formalice por escrito. En derecho comercial, la evidencia puede ser proporcionada por cualquier medio: incluso un correo electrónico puede ser aceptado en un caso legal de cobranza de deudas.
dice Joanne Jarre.
Consejo definitivo: confía tus deudas incobrables a un experto
Como puedes ver, la cobranza de deudas interna es tediosa, consume mucho tiempo, implica muchos procedimientos y especificidades que dominar... sin ninguna garantía de éxito. Además, cuanto más antigua es la deuda, menores son las posibilidades de recuperarla.
Como líder global en la gestión de riesgos de crédito comercial, nuestros servicios de cobranza de deudas mejoran significativamente tus posibilidades de recibir el pago. Nuestros 200 expertos locales y 250 socios legales cobran tus deudas impagas en 190 países, priorizando soluciones amistosas gracias a su profundo conocimiento de los mercados locales, la legislación y el comportamiento de pago. Como beneficio adicional, preservas tu relación con tu cliente y solo pagas por este servicio en las deudas recuperadas.
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